Le Conseil s`est réuni en séance exécutive et a pris les mesures suivantes: 1. contrats. a. examen des soumissions pour la réparation du toit du Clubhouse. b. a approuvé un contrat pour peindre le clubhouse. 2. les Delinquences. a. a approuvé une action de forclusion contre APN pour les évaluations en souffrance. [NOTE: le non-respect de ce résumé dans la minute pourrait être la base d`une contestation juridique d`une action de forclusion.] b.

radiation approuvée de la dette irrécouvrable de $ due sur APN en raison de la faillite. 3. audiences disciplinaires. a. une audition disciplinaire a eu lieu avec un propriétaire dont le locataire viole les restrictions de nuisances sonores de l`Association. b. amende approuvée contre le propriétaire de la maison pour violation répétée. c. a approuvé une amende contre un propriétaire d`une maison, qui a été annulée pendant six (6) mois en attendant aucune violation répétée. 4. audience de remboursement.

A approuvé une évaluation de remboursement contre un propriétaire d`une maison pour une dépense de plomberie payée par l`Association et déterminé à être la responsabilité du propriétaire d`une maison. 3. adoption du procès-verbal de la réunion précédente. Les procès-verbaux d`approbation et de rétention doivent être préparés dès que possible après la réunion. Plus le Secrétaire attend de transcrit les minutes, moins ils ont tendance à être précis. Les procès-verbaux doivent être approuvés lors de la prochaine réunion ordinaire du Conseil. Une fois approuvés, ils sont signés par le Secrétaire du Conseil pour cette réunion et deviennent ensuite le compte rendu officiel de la réunion. Les procès-verbaux sont maintenus par le Secrétaire pour l`accès du Conseil ou d`autres membres. Ressources additionnelles sur la façon d`écrire les procès-verbaux des réunions: lorsque la réunion a débuté, il est important d`établir d`abord qu`il existe un quorum pour satisfaire aux exigences du quorum dans les règles de l`Association. Le procès-verbal est un dossier tangible de la réunion pour ses participants et une source d`information pour les membres qui n`ont pas pu y assister.

Dans certains cas, les minutes de réunion peuvent servir de point de référence, par exemple: les minutes détaillées peuvent s`avérer gênantes pour votre association. Les procès-verbaux sont exigés lors de toute réunion d`association ou de Conseil. Ils servent de registre des actions et des décisions prises lors d`une réunion; Cependant, ils ne sont pas censés être une transcription de tout ce qui a été dit ou fait à la réunion. Plus les détails inutiles et superflus sont inclus dans les procès-verbaux des réunions du Conseil d`administration, plus les actions du Conseil seront susceptibles d`être examinées inutilement par les propriétaires. A: d`après ce que vous avez décrit, les réunions ne sont pas légales. Une réunion du Conseil se déroule chaque fois qu`un quorum du Conseil est présent en personne ou lors d`une téléconférence et que les activités de l`Association sont discutées. Ces réunions doivent être correctement remarquées et les propriétaires ont le droit d`assister et de commenter tout point de l`ordre du jour. Le procès-verbal doit être conservé.

La seule exception est celle où le Conseil d`administration se réunit avec le conseiller juridique de l`Association pour discuter d`un litige proposé ou en instance ou d`une affaire privilégiée par un avocat client. La seule autre exception est celle où le Conseil se réunit pour discuter d`une «question du personnel» qui, à mon avis, signifie quelque chose impliquant un employé de l`Association. La plupart des associations n`ont pas d`employés. Le gérant de l`Association, le paysagiste et d`autres vendeurs ne sont pas considérés comme des employés de l`Association. Nous avons également trouvé ce grand tutoriel vidéo de White Leaf Management Consulting sur la façon dont ils prennent procès-verbal de réunion: les procès-verbaux sont un dossier officiel des actions que le Conseil ou le Comité a pris lors d`une réunion, pas un dossier de tout ce qui a été dit. Ils servent un but historique, mais tout aussi important, ils servent un but juridique, documentant l`adhésion du groupe aux procédures appropriées et aux statuts de l`Association. Et les minutes et les enregistrements effectués lors d`une réunion sont détectable dans les litiges, il est donc impératif d`être prudent sur ce que vous incluez. Les procès-verbaux ne sont pas un rapport détaillé de votre Conseil ou réunion de Comité. Voici ce qu`il faut mettre et ce qu`il faut laisser. Certaines directives largement acceptées aideront votre association à prendre des minutes de réunion appropriées.